Skab professionelle rammer for dine projekter
27. november 2012
Alt for mange projekter får ikke skabt et stabilt fundament fra start grundet manglende stillingtagen til, hvordan projekter ledes og styres. Dermed er den første risiko for at fejle med et projekt en realitet. Sæt fokus på etablering af en projektmodel, rigtig bemanding og organisering i projektet og ikke mindst på uddannelse og sparring med styregruppe og projektleder.
Styregruppen sætter rammen for projektet. En ramme, som projektlederen kan agere indenfor. Bliver rammen ikke defineret fra start, er der risiko for, at projektets oprindelige formål ikke bliver opfyldt, hvorved projektinvesteringen ikke får den ønskede nytteværdi. Et projekt skal ikke være ret stort, før det nemt koster over 1-2 mill.kr. i interne ressourcer. Det kan derfor undre, at der ofte ikke anvendes flere ledelsesmæssige ressourcer på at få projektet godt fra start. Hertil kommer, at projekter ofte taber ressourcekampen til driftsopgaverne, da beslutningshierarkiet her er stærkest. Et projekt vil altid udgøre en midlertidig organisering og er dermed ofte udfordret på beslutningskraft.
Ved forholdsvis enkle tiltag kan du styrke projektfundamentet i din virksomhed
- Beslut dig for en projektmodel.
- Skab et beslutningsrum, der er adskilt fra driftsorganiseringen.
- Uddan og stil krav til styregrupperepræsentanter.
- Uddan og etabler løbende sparring med projektlederne.
En projektmodel giver en synlig ramme for, hvordan projekter ledes og styres gennem projektforløbet, samt hvilke dokumenter der skal udarbejdes ved opstart, under og ved selve afslutningen af et projekt. Business casen samt en opdateret risikoanalyse er efter vores mening yderst centrale dokumenter fra start til slut og ejerskabet til disse dokumenter skal være forankret i styregruppen.
Beslutningsrummet for projekter er ofte koblet for tæt til driftsorganisationen, hvorved der kan indtræffe flere loyalitetskonflikter, som kan være vanskelige at håndtere, og som kan resultere i ineffektive eller manglende beslutninger for projektet. Driftsorganisationen er i langt de fleste virksomheder stærkest, hvilket projektets fremdrift ofte lider under, såfremt der ikke etableres et solidt beslutningsrum. En kendt, men ikke altid erkendt risiko, er, at styregruppen ofte er bemandet med lederkollegaer fra driftsorganisationen og det kan derfor være vanskeligt at få truffet en beslutning til gavn for projektets fremdrift. Hvem har egentlig det endelige beslutningsmandat, såfremt det ikke er klart defineret i projektmodellen?
Styregruppens kendskab til ledelse og styring af projekter er ofte på for lavt niveau eller prioriteres ikke tilstrækkeligt blandt styregruppemedlemmerne som en del af deres faglige ledelsesrum. Som styregruppemedlem har man et ansvar for projektet, og derfor skal projektet have samme ledelsesmæssige bevågenhed som de opgaver, der normalt løses under den pågældende leder. Det er afgørende, at styregruppen leverer løbende sparring med projektlederen, for derigennem at sikre, at projektets formål bliver opfyldt. Hertil kommer, at det er betydeligt lettere for en projektleder at lede et projekt, der har den nødvendige ledelsesmæssige fokus og synlighed. Et godt samarbejde mellem styregruppe og projektleder kan nedbringe projektets interne omkostninger og øge nytteværdien, idet projektfremdrift og -resultat i højere grad er sikret.
Projektlederne skal selvfølgelig have den nødvendige teoretiske baggrund; men det gør det ikke alene. Som projektleder kan man via projektværktøjer og -teori styre et projekt fornuftigt igennem, men opstår der seriøse udfordringer undervejs, skal man som projektleder agere stærk leder. De kompetencer, der er forbundet med det, kommer fra flere års projekterfaring og ikke via de typisk anvendte projektuddannelser. Virksomheder kan dog komme langt med at etablere et struktureret sparringsforløb med projektlederen og derved styrke projektets succesrate betydeligt. Sparringen kan leveres af mere erfarne projektledere eller andre med en tung ledelsesmæssig erfaring.
Esther Mørup har mange års erfaring i at sparre med projektledere og styregruppemedlemmer med henblik på at tydeligøre roller og ansvar og få de nødvendige beslutninger truffet, der sikrer fundamentet for projektfremdrift og opfyldelse af forretningens mål.